REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W POZNANIU

OGŁASZA NABÓR NA STANOWISKO PRACY URZĘDNICZE

Stanowisko: ds. obsługi sekretariatu
Komórka organizacyjna: Dział Administracyjny
Informacje dodatkowe: 1 etat
Data publikacji: 7.04.2021
Nr ogłoszenia: 5/2021
  1. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:
  • prowadzenie sekretariatu – organizacja spotkań dyrektora i zastępcy dyrektora ROPS, współpraca
    z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi w zakresie organizacji czasu dyrektora i zastępcy dyrektora ROPS, dbałość o zabezpieczenie i odpowiedni wizerunek sekretariatu,
  • analiza korespondencji i oznaczanie jej właściwości, organizowanie pracy dyrektora i zapewnienie komunikacji pomiędzy dyrekcją a pracownikami.
  • przyjmowanie, rejestrowanie, odpowiednie kierowanie, wysyłka korespondencji przychodzącej
    i wychodzącej we wszystkich formach (pisemnej i elektronicznej, w tym elektronicznej skrzynki podawczej i platformy e-faktura) oraz ofert przetargowych zgodnie z wytycznymi,
  • prowadzenie ewidencji zwrotów korespondencji niedotyczącej ROPS,
  • przygotowywanie niezbędnej dokumentacji i informacji na spotkania Dyrektora,
  • sporządzanie na potrzeby Dyrektora sprawozdań, raportów, analiz oraz prowadzenie kluczowej korespondencji,
  • wykonywanie prac administracyjno-biurowych związanych z działalnością sekretariatu (w tym sporządzenie pism zleconych przez dyrektorów lub kierownika działu, prowadzenie kalendarza ROPS),
  • obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego,
  • zamawianie prenumeraty prasy i czasopism oraz ich rejestracja,
  • prowadzenie ewidencji reprezentacji ROPS w uroczystościach.
  1. Wymagania niezbędne:
  • wykształcenie średnie,
  • znajomość ustawy o pomocy społecznej oraz ustawy o samorządzie województwa w zakresie wynikającym z obszaru działalności ROPS,
  • umiejętność sporządzania pism (lub innych dokumentów) urzędowych,
  • umiejętność obsługi pakietu MS Office (szczególnie Word) oraz urządzeń biurowych,
  • umiejętność organizacji pracy własnej i zaangażowanie,
  • wysoki poziom umiejętności komunikacji interpersonalnej,
  • umiejętność pracy w zespole oraz współpracy z partnerami zewnętrznymi
  • znajomość zasad savoir vivre.
  1. Wymagania dodatkowe (pożądane):
  • Wykształcenie wyższe,
  • 1 rok stażu pracy na podobnym stanowisku,
  • doświadczenie zawodowe  w jednostce samorządowej,
  • ukończony kurs obsługi sekretariatu.

4. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

Praca wykonywana w siedzibie ROPS, przy komputerze, z dokumentacją oraz w ścisłej współpracy z dyrekcją i pracownikami wszystkich działów ROPS. Wymaga częstych kontaktów telefonicznych i bezpośrednich z klientem zewnętrznym. W budynku ROPS znajduje się winda.

5. Wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością w ROPS w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wyniósł więcej niż 6%.

Jeżeli w jednostce wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu na stanowiskach urzędniczych, z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych, przysługuje osobie niepełnosprawnej,            o ile znajduje się w gronie wyłonionych w trakcie naboru nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów.
Kandydatów, którzy chcą skorzystać z opisanego uprawnienia, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

6. Wymagane dokumenty:

  • List motywacyjny
  • CV zawierające wyłącznie niezbędne dla procesu rekrutacji informacje:
  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe (np. telefon lub adres mail),
  • wykształcenie,
  • posiadane kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  • Oświadczenia:

–    o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji w brzmieniu: „Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z  04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb aktualnej rekrutacji”,

–  o nie byciu skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

–    o posiadaniu nieposzlakowanej opinii.

SKŁADANIE OFERT:

Wymagane dokumenty z dopiskiem Nr ogłoszenia: 5/2021 należy składać osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej w sekretariacie ROPS pod adresem:

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu, ul. Feliksa Nowowiejskiego 11

w terminie do dnia 17.04.2021 r.

Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

W przypadku skierowania oferty pocztą- decyduje data stempla pocztowego.

Informacja o wyniku naboru zostanie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej ROPS w Poznaniu.

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu odpowiada wyłącznie na  oferty spełniające wymagania formalne.

Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu jest instytucją przychylną wobec zatrudniania osób z niepełnosprawnością spełniających wymagania stanowiska pracy.